Uno de los trabajos fundamentales a la hora de gestionar una colección de arte es su adecuada difusión. Para dar a conocer las obras de arte se organizan y se colabora de forma habitual en importantes exposiciones artísticas, se ceden obras en préstamo a otras instituciones y se muestran en redes sociales. Sin embargo, esto sería imposible si no existiera por detrás un trabajo previo que mantenga las piezas en orden.
El registro y la catalogación de colecciones de arte consiste en aportar una identificación a las obras que nos permita mantenerlas siempre localizadas, así como tener accesible toda la información posible sobre la pieza de un solo vistazo. Gracias a estos dos procesos, se consigue hacer de forma ágil y eficiente muchos de los trabajos rutinarios de la colección, pero, ¿cómo hacemos este trabajo?
Cada vez que una nueva pieza entra a formar parte de la Colección ABANCA, lo primero y más importante es dotarla de un número de registro. Este número la identificará de ahí en adelante para todos aquellos trámites internos que se realicen, así como a la documentación asociada a la pieza, sus certificados, facturas o fotografías.
Otra parte importante para un correcto registro de las piezas es la toma de datos técnicos y el fotografiado. Existen una serie de datos de los que es muy importante disponer a la hora de citar las obras, determinar sus condiciones específicas de conservación o que viajen a una exposición. Para ello, cuando llegan se comprueba por una parte su estado de conservación y si es pertinente hacer alguna intervención como por ejemplo, retirar un marco inadecuado o añadir una protección como un cristal o metacrilato. Se comprueba también cual es el soporte y técnica de la pieza intentando ajustarse al máximo posible, ya que esto determinará en buena medida sus condiciones de conservación idóneas. También se toman medidas a la pieza y a su marco, algo esencial a la hora de organizar el espacio en sala en una exposición.
Para las labores de fotografiado siempre se cuenta con la presencia de un fotógrafo profesional que consiga, no solo una calidad idónea para cualquier tipo de reproducción, sino que ésta sea lo más veraz posible. Es esencial que, aún siendo a través de formatos virtuales, la obra llegue al público en las condiciones en las que el artista la creó, por lo que se presta especial atención a captar la luz y el color, preservando siempre los valores originales.
A la hora de encontrar su ubicación dentro del depósito es necesario tener en cuenta varios factores. El principal sería la conservación, puesto que no todos los soportes admiten las mismas condiciones, así que lo primero sería determinar cuál es la estancia con condiciones adaptadas a sus características. Por otra parte, son determinantes también las dimensiones de la pieza, pues algunas piezas por su morfología o tamaño no se pueden adaptar a cualquier espacio.
Para acabar, todos los datos recogidos y la documentación asociada, se vuelcan en un programa específico para la gestión de colecciones de arte. Este proceso se realiza para que de ahí en adelante, cualquier dato que sea necesario consultar esté siempre disponible, facilitando cualquier trámite o movimiento que se quiera hacer. Es importante que a lo largo del tiempo se vaya revisando esta catalogación y se actualice aportando nuevos datos, completando su historial expositivo o manteniendo al día su ubicación, así se consigue crear un mapa lo más completo posible de nuestras obras.
